Новости ООО БайТехСолюшн

«Пусть бревно гниёт у меня в огороде! Но соседу я его не отдам»

Директор компании ООО «БайТехСолюшн» дал интервью в компании Safe Driving.
Наш сегодняшний герой – проводник будущего. Нет, он не изобрёл телепорт – он предлагает услуги аутсорсинга. О том, когда стоит и не стоит отдавать бизнес-процессы на подряд, зачем нужно считать упущенную выгоду, и почему аутсорсинг – это партнёрство, рассуждаем с Сергеем Круком, директором одной из компаний группы «БайТех» .

– «Отец» маркетинга Филип Котлер советовал передоверять другим то, что они сделают проще и дешевле. Народная мудрость с ним не согласна: «Хочешь сделать хорошо – сделай сам». К какой из этих позиций беларусский бизнес сейчас ближе? Как беларусы смотрят на аутсорсинг?
Наш народ одной ногой застрял в 70-х, когда «и швец, и жнец, и на дуде игрец» было нормой. Но то время уже прошло, сменились поколения, и сейчас явно прослеживается тенденция ухода на аутсорсинг.
Кстати, аутсорсингом пользовались и в поздние советские годы. Вспомните общественные прачечные, где можно было отдать баул грязной одежды и забрать его чистым. На Западе это и сейчас популярно, а у нас нет. Все купили стиральные машины – у нас же богатая страна! Это в США сироты, а мы можем себе позволить.
Бизнес в последние 3-4 года постепенно привыкает к аутсорсингу и доверяет свои процессы подрядчикам. Это справедливо не только для крупных компаний, где легко можно посчитать эффективность, но и у мелких – до 10 рабочих мест. Они тоже дошли до понятия, что не нужно делать что-то самому, если есть кто-то, кто сделает это лучше. Бизнес стал гораздо лучше считать эффективность, прямые и косвенные затраты, капитальные вложения и операционные расходы.

– Но хватает и тех, кто пока не отдаёт работу на аутсорс, хотя было бы и проще, и дешевле. Почему же не отдают?
На мой взгляд, вся проблема в том, что народ ещё не научился считать.
Один заказчик скептически спрашивал у меня «В чём прелесть твоего аутсорсинга офисной печати? Ну, печать и печать…». Хорошо, давайте считать. Офисная печать состоит из 4 сегментов: оборудование, расходники, сервис, упущенная выгода.
Компания – например, крупный банк закупает в год по 500 принтеров. За такие объёмы поставщики – не беларусские, вендоры – будут биться на тендере. Xerox будет «воевать» с HP. Конечно, в таком случае оборудование будет стоить дешевле. Моё – дороже, потому что я не покупаю по 500 принтеров за раз. Я покупаю ровно столько, сколько нужно в данный момент для обеспечения бизнес-процессов партнёра-заказчика.
С расходниками та же история: их закупают сразу на год, и беларусские поставщики делают всё, чтобы предложить низкую цену. Я не покупаю годовую партию, и моя цена, ожидаемо, будет выше.
А вот сервис будет немного дешевле, чем сервис, например, торгового предприятия с разветвлённой сетью точек по всей стране. Содержать даже одного сотрудника для того, чтобы ездил по Беларуси и ремонтировал оргтехнику, будет дороже.
Или дешевле, если люди занимаются не своей работой. В одной компании мне сказали: «Мои специалисты по оргтехнике ещё набирают тексты в word’e и работают с документами…». Конечно, при таком раскладе работник обойдётся вам дешевле. Он занимается оргтехникой, но при этом вы «повесили» на него секретарскую и бухгалтерскую работу. А значит, экономите на этих позициях.
Первые три сегмента офисной печати (и некоторых других типов аутсорсинга) – оборудование, расходники, сервис – посчитать несложно. Сложите все цифры и получите результат. А вот четвёртый, упущенную выгоду, мало кто умеет считать, но она есть.

Спрашиваешь у людей:
– Сколько человек у вас занято оргтехникой?
– Нисколько… Подрядчик приходит, приносит картридж, сам меняет.
– Хорошо, а подрядчиков сколько?
– В каждом городе свой.
– А актов они сколько приносят?
– Ну вот, в каждом городе по акту. Давайте считать!
50 городов ­= 50 актов. Проверить их и провести оплату – это 2 дня работы вашего бухгалтера. К взаимодействию с сервисным подрядчиком по оргтехнике подключается офис-менеджер, иногда – завхоз.

Ваша возня вокруг оргтехники вырастает в сумме на 0,5 человеко-месяца, и это только явные процессы.

В первую очередь нужно посчитать и сами принтеры. Если у вас их 500, и вы купили их, например, по 100 долларов, то целых 50 тысяч долларов вы вынули из оборотки на непрофильные задачи и положили на склад.
Завтра вам понадобятся деньги непосредственно для бизнеса – закупить материал, починить технику – а их нет, они вложены в принтеры. И вы идёте в банк (лизинговую компанию), и берёте деньги там, и под процент. К слову, в 2014 году процент по кредитам в «белках» достигал 40%! Вот и считайте, сколько ваше «дешёвое» оборудование стоит на самом деле.

– Аутсорсингу в какой сфере отдают предпочтение наши бизнесмены?
Конечно, IT-отрасль – абсолютный драйвер процесса. Уверенно растёт спрос на аутсорс-бухгалтерию. Юридические услуги – и вовсе сплошной аутсорсинг. Кто же будет содержать в штате юриста для решения разовых вопросов?
Кроме того – производство. Удивлены? Возьмите тракторный завод. Рядом с ним – моторный. Что, тракторный не мог сделать себе мотор? Мог! Но зачем, если рядом есть моторный завод, который сделает это быстрее и дешевле! А чуть дальше стоит подшипниковый завод, продукцию которого использует и тот, и другой. Вот вам яркий пример аутсорсинга на производстве. По большому счёту все эти заводы – один большой завод «Беларусь», с разными цехами. А всё остальное – аутсорсинговые компании, которые оказывают услуги друг другу. Аутсорсинг везде.
Народ просто не привык к слову «аутсорсинг», оно его пугает. Но люди пользуются им, и даже не замечают. Например, ягоды. Идите, соберите чернику – в лесу растёт. Но мало кто собирает – люди идут на рынок и покупают. Кто-то для тебя собрал, привёз и предлагает услугу. Скажете, это не аутсорсинг? Он самый!
Ещё один пример бытового аутсорсинга – «муж на час». Если раньше мелкий бытовой ремонт каждый хозяин выполнял самостоятельно, то сейчас вместо него это может сделать мастер. А муж за это время заработает больше денег, чем он сэкономил бы, выполняя работу сам. Выгода состоит именно в этом – вы потратите больше ресурсов (времени и денег), чем тот, кто предлагает такую услугу.

– Кесарю – кесарево. В каких случаях не стоит отдавать работу на аутсорсинг? Когда и какую?
Отвечу примером. Компания IBM, 1990-ые. Тогда IBM отдала программирование на аутсорсинг в Microsoft, а производство чипов – в Intel. И что? И теперь IBM уже совсем другая компания, и выходили они из кризиса долго. Вот вам и банальная передача на аутсорсинг. Вывод: то, чем ты зарабатываешь, на аутсорсинг передавать нельзя!
Мы, в частности, «БайТехСервис», работаем с банками. Но мы не даём кредиты! И депозиты не принимаем. Банки не отдают эти функции подрядчикам, понимаете? Они на них зарабатывают. А текущие рабочие вопросы, которые денег не приносят, можно и нужно отдавать на аутсорсинг.
На Западе есть правило: фронт-офис никогда не передавай на аутсорсинг. А в серьёзных компаниях, например, банках, и бэк-офис далеко не весь можно отдавать на сторону. Ядро, которое поддерживает всю компанию, пока нет смысла отдавать на аутсорсинг. Ключевое слово – «пока».

– Один известный Беларуси бизнесмен однажды так сказал об аутсорс-бухгалтерии: «Страшно! Чтобы бухгалтерия моих компаний была в чьих-то руках на стороне? Да вы что…». Что насчёт конфиденциальности?
По статистике около 80 % утечки информации происходит внутри компании. Самое противное – вы ничего с этим не сделаете. Подавать на сотрудника в суд? Можно, но наши суды почти всегда оправдывают персонал по таким делам, а утечка произошла.
Аутсорсинговые компании, и мы в том числе, заключают договоры о неразглашении информации, в которых предусмотрены компенсационные меры. Как я уже сказал, аутсорсинг в Беларуси пока не проник в фундаментальные бизнес-процессы, а потому и доступа к конфиденциальной информации, по сути, нет.
Бухгалтерские компании идут дальше и страхуют риск утечки конфиденциальной информации. После бизнес оценивает убытки от утечки, а страховая компания их компенсирует. Другое дело, когда вы понесли убытки на миллион долларов, а виновник утечки информации – физлицо. Как вы востребуете с него компенсацию? Никак!

Между аутсорсингом и утечкой информации ставят знак равенства, когда люди не знают всю «кухню».

– На форумах часто рассуждают, кто такие аутсорс-подрядчики – наёмные работники или партнёры? Как относиться к ним?
Ментальность и рынок начинают воспринимать работу с аутсорс-подрядчиком как равноправные партнёрские отношения, и это правильно. Например, мы уже пришли к тому, что предлагаем заказчику не просто «железо» – принтер, но проникаем в бизнес-процессы и предлагаем клиентам конкретные решения, когда за всё оборудование и сервис отвечаем мы. Заказчик (читай, партнёр) через нас работает с клиентом. Только при партнёрских отношениях можно построить такие процессы.
Если на заре аутсорсинга, по аналогии со старым анекдотом, действовал принцип «почини принтер, и ничего не трогай», то сейчас говорят: у нас очень большой расход бумаги, что не так в наших процессах? Мы ищем причину и находим её, допустим, в студентах-практикантах, которые печатают курсовые и дипломные проекты на рабочем месте. А заказчик удивляется, как он мог это просмотреть.
В нашем случае есть три эволюционных ступени сотрудничества с заказчиком: 1) починить принтер; 2) предложить подходящий под потребности заказчика вариант техники, оптимизировать бизнес-процессы; 3) «вот вам деньги, и я не хочу ничего слышать про оргтехнику».

– Тенденция такова, что аутсорсингом, в первую очередь, интересуются представительства международных бизнесов. Следом за ними подтягиваются отечественные «сетевики», и, наконец, небольшие компании. Работает ли это правило у нас?
Работает! Однажды я пролистывал свалку спама в своей почте – иногда, хоть и редко, туда попадают важные письма. И вдруг вижу письмо от известной торговой сети. В нём московское представительство сети сообщает, что они собираются открывать сеть магазинов в Беларуси, и их интересует ряд аутсорс-услуг. Я, особо не задумываясь, отправил им наши прайсы. Через день – новое письмо из Москвы: «Нам интересно ваше предложение, ответьте на наши вопросы». Ок, подробно отвечаю на вопросы. Следующее письмо: «Сергей, мы выбрали вас. Ваши цены не самые низкие, но ваши ответы на вопросы удовлетворили нас больше остальных».
Вот пример того, как иностранная компания пришла на рынок, и даже не задумывалась о том, чтобы устанавливать свою технику и нанимать обслуживающий персонал. Сходу – аутсорсинг!
Это в какой-то мере обусловлено и спецификой бизнеса в Беларуси: завтра правила могут поменяться, и бизнес приходится сворачивать. Но вы же не повезёте свои пару сотен принтеров и сканеров через океан. И людей не повезёте, а законодательство не позволяет уволить их просто так – придётся выплатить компенсации.
В первую очередь аутсорсингом интересуются иностранные представительства или местные компании с широкой филиальной сетью, которые задумались об эффективности. Полезен аутсорсинг будет и компаниям, которые только открылись, и у них нет средств для закупки оборудования.
На одном принтере вы не почувствуете особой экономии. Эффект масштаба возникает, когда в компании 50 и более принтеров. Либо 25-30 единиц техники, но они «размазаны» по большой территории. Это тот самый случай, когда вы принимаете 50 актов от 50 подрядчиков, проверяете и оплачиваете их.
Аутсорсинг нужен и частным компаниям, и госструктурам. Нам доводилось работать с госучреждением, помешанным на учёте. Там было так: вынул картридж из принтера – создал накладную. Поставил картридж в принтер – создал накладную, увеличил стоимость принтера. Их бухгалтерия была занята оргтехникой не два дня в месяц, а два месяца, разгребая все эти бумаги.
Потом организация сама посчитала свою (не)эффективность и экономию от возможной работы с нами (мы не участвовали в расчётах) и удивилась: «Ух ты! Только на этом мы выиграем 30%!».

Да, отдавая печать на аутсорсинг, можно достичь экономии в 30% у госструктуры и в 10% у нормально работающего частного бизнеса. Нужно просто сесть и посчитать.

Мы работали со страховой компанией, которая говорила так: «У нас оргтехника с нулевой стоимостью. Мы страховали фуру, которая перевозила оргтехнику. Фура перевернулась, мы выплатил страховое покрытие, а оргтехнику забрали себе, и нашли рабочие принтеры».
Вот это нулевая стоимость! А вы не хотите добавить в стоимость техники страховое покрытие?! И разделить его на то количество единиц рабочей техники, которое вы достали из разбитой фуры?
Люди просто не понимают, какие у них расходы в реальности.

– Сергей, как правильно выбрать аутсорсинговую компанию? Забиваешь в поисковик «аутсорсинг … услуг», и получаешь десятки предложений, глаза разбегаются. На что обращать внимание?Первое, и самое очевидное, – посмотреть на послужной список компании, её партнёров и заказчиков. С ними можно и нужно посоветоваться, спросить про их опыт работы с аутсорс-подрядчиком. Свяжитесь и узнайте, так ли хорош аутсорс-подрядчик, как он сам о себе говорит.
Второе – задавать вопросы. Озвучьте свои пожелания и спросите, может ли компания их выполнить. Может? Попросите доказать. Хорошие менеджеры по продажам продадут вам всё, что угодно.
Не ищите самого дешёвого подрядчика, деньги не всегда решают всё. Один банк как-то объявил конкурс на офисную печать и сказал нам: «У вас дороже, несмотря на то, что делаете гораздо больше». Проходит полгода, и банк говорит: «Ой, они нам всё испортили! Нам нужны толковые подрядчики!». Приходится объявлять новый конкурс, с более высокими требованиями, на котором автоматически отсеиваются слабые исполнители.
Поэтому сначала пообщайтесь, выясните все рабочие вопросы, а уже потом формируйте цену. Так вы поймёте, где, возможно, ошиблись в своих требованиях и бюджете, а подрядчик поймёт, чего вы хотите.

Важно устраивать друг друга в профессиональном плане, а о цене всегда можно договориться.

– Мы говорили об аутсорсинге в масштабах бизнеса и физлиц, а что насчёт государства? Оно не спешит приватизировать убыточные предприятия, хотя фирмы-контракторы с грамотными управляющими могли бы вывести их из минуса.
Да, природа, пожалуй, одна, и она уходит корнями в Советский Союз, когда все всё делали сами, ведь «если хочешь сделать хорошо…».
Многие по-прежнему уверены – лучше пусть лежит без прибыли, но будет МОЁ, чем с прибылью, но чьё-то! Пусть бревно гниёт у меня в огороде, но соседу я его не отдам. Этот стереотип постепенно уходит, хотя ещё цепко держится за умы.
Но поколение и мышление меняется. Правильные бизнесмены уже думают: «Зачем мне эти 50 единиц оргтехники, что я буду делать с «бревном»? Отдам его соседу!».
Текст: Александр Литвин